對於一人公司的老闆來說,創立的初期常常需要校長兼撞鐘一肩扛起責任,一旦手上的專案金額越來越大,各種所得項目增多,加上交易的對象相對變得多元,財務金流管理、記帳和報稅的處理壓力,總會讓經營者怯步。

在一開始營運時,創業的資金和人力有限,能夠讓自己先活下來是重要關鍵,投入專業以取得客戶和投資者的信任,並確實訂下規則,節省運作的時間和流程才能讓你專注於核心的目標經營。那麼,與自己的獲利和生活品質息息相關的財務管理,則是不得不面對的重要課題,「創業很辛苦,而記帳和財務管理很麻煩!」我想是多數小資創業者的心聲,作者井之上陽一在《一人開公司也能搞定的財務管理實務》一書中提出如何將繁複的記帳和報稅工作簡化成以下三步驟,並利用電腦的軟體工具確實記錄,能節省經營者的時間,也更能幫助自己的公司真正獲利。

三大記帳原則

1. 收集:盡可能搜集憑證,索取發票和收據,不要在一開始就先設想這些花費項目能否報帳。
2. 記錄:設定每周固定時間用雲端會計軟體歸檔記帳,並妥善保管資料最少五到十年以供日後查稅。
3. 檢查:花時間仔細檢查,找出其中錯誤的數字或異常數值。

使用雲端記帳軟體與EXCEL工具的主要差異
使用雲端記帳軟體與EXCEL工具的主要差異

掌握以上三大記帳原則後,經營者還能如何善用 NexTrek 雲端記帳軟體的五大重要功能,來方便管理財務和記帳呢?

1. 快速輸入建立和記錄多筆交易

當你有多筆相似的交易內容(如每個月固定要支付的款項)要輸入時,這項「快速輸入」的功能就很實用,最多可一次建立20筆交易;快速鍵入第一筆交易後,再透過「複製交易」的功能鍵,連續複製幾筆交易記錄,再分別更改日期即可。

2. 一次輸入憑證發票號碼和上傳附件

辛苦蒐集了憑證的發票和收據,到要記帳時還要一個個細分並輸入,萬一重複入帳後還要逐一修改,想到就累人!這時候,你就能利用 NexTrek 的上傳附件檔案或輸入發票號碼的功能,簡單核對交易記錄與憑證,省時省力。

3. 電子支付管道的記帳運用

越來越多的數位銀行、電子支付、電子票證和行動支付工具等選擇,連企業本身也提供了多元化的各種支付收款方式給客戶,快速方便之餘還能協助統整交易明細。除了電子的交易明細外,有些單據的蒐集也是免不了,利用NexTrek 記帳軟體在資金帳戶的「現金」項目中建立「OO支付」,來彙整並清楚呈現金流記錄。

4. 一次查詢比對收支原因和資金帳戶

在一目了然的交易列表中,可針對「收支原因 」(會計項目)、「資金帳戶」和「交易對象」點選連結,做細項的查詢和交叉比對,方便管理調閱。

5. 善用【標籤】和【建立交易對象】來管理金流

記帳最重要的關鍵就在於掌握資金的流向,無論是應付款還是應收款,不同的專案同時進行,請款日和付款日也都不同,在財務管理上就需要特別清楚記錄,不僅方便日後查帳,催款時才知道要找誰請款。在 NexTrek 的內建功能中已初步區分為「客戶」、「供應商」及「員工」這三類交易對象,個別新增每筆交易,也能再透過【標籤】的功能來細分管理的部門和專案,以方便在列表中篩選和分類檢視。

雲端記帳與金流管理工具
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