舉凡到不同城市辦理業務或出國談生意,都是企業營運的一環,而出差非旅遊活動,該怎麼擬定規範、控制出差預算和執行核銷,才可以讓員工對流程一清二楚,並提供正確的核銷單據及相關證明,以降低內部溝通的成本呢?本篇將帶大家了解,如何有效率的管理「出差」業務!

一、如何核銷差旅費?

根據《營利事業所得稅查核準則》第 74 條規定,旅費支出,應詳細敘述每日前往的地點、拜訪對象及內容等出差報告單及相關文件,足以證明與拜訪業務有關者,才給以申請核銷。

國內出差費報支要點

1.住宿費憑證核實認定:應取得有旅館業者抬頭之統一發票、普通收據或旅行業開立代收轉付收據及消費明細,准予核實認定。

(註:依據財政部規定,因旅行業為特殊行業,故使用的是代收轉付收據,而非一般的統一發票。)

2.膳雜費若沒有超過標準,無須檢附憑證:營利事業之董事長、總經理、經理、廠長每人每日新臺幣 700 元;其他職員每人每日新臺幣 600 元。

提醒:若公司補助員工的總額,超出上列法定的認定標準部分,將屬於員工的薪資所得,應依《所得稅法》第 89 條第 3 項規定,列單申報該管稽徵機關。

3.交通費憑證核實認定

  • 搭乘國內航線飛機之旅費,應以飛機票票根(或電子機票)及登機證為原始憑證;若不慎遺失該證明,應取具航空公司之搭機證旅客聯或其所出具載有旅客姓名、搭乘日期、起訖地點及票價之證明代之。(註:須有登機證方能佐證有實際搭機)
  • 搭乘輪船旅費,應以船票或輪船公司出具之證明為原始憑證。
  • 乘坐高速鐵路應以車票票根或購票證明為原始憑證。
  • 包租計程車應取具車行證明及出差人證明;租賃之包車費則應取得車行之統一發票或收據為憑。
  • 搭乘火車、汽車及大眾捷運系統之車資、駕駛自用汽車行經高速公路電子收費車道所支付之通行費,准以出差人之證明為憑。

國外出差費報支要點

1.膳宿雜費憑證核實認定:依「國外出差旅費報支要點」,應取得有旅館業者抬頭之統一發票、普通收據或旅行業開立代收轉付收據及消費明細,准予核實認定。支付應比照公務人員國外出差旅費規則所定日支生活費標準認定,但自訂住宿費檢據核實報銷辦法者,宿費部分准予核實認定外,其膳雜費按上述標準之五成列支。

而營利事業派員赴中國大陸地區出差之膳宿雜費,亦比照公務人員赴中國大陸地區出差旅費規則所定日支生活費標準。

2.交通費憑證核實認定

  • 搭乘國際航線飛機之旅費,應以飛機票票根(或電子機票)及登機證與機票購買證明(或旅行業開立代收轉付收據)為原始憑證;若不慎遺失機票票根(或電子機票),應取具航空公司之搭機證旅客聯或其所出具載有旅客姓名、搭乘日期、起訖點之證明代之;遺失登機證者,則得提示足資證明出國事實之護照影本或其他證明文件代之。

(其餘交通費可以參考國內交通費核實之認定)

3. 辦公費憑證核實認定:出差人員因出國所產生之手續費(含護照、簽證費等)、保險費、行政費(含在國外執行公務必要之資料、翻譯等)、交際及雜費(包含交際、計程車費)。

4.申請國外出差旅費核銷注意事項:國外出差報告單上須一併檢附護照影本,生活費須註明換算成台幣的金額並附上匯率證明文件

二、擬定「出差管理辦法」

1.目的與適用範圍:出差管理辦法的目的:「為使本公司人員國內外出差管理標準化及制度化,特訂本辦法。」;適用範圍為:「凡本公司全體員工於國內外出差之申請、差旅費報支,皆屬本辦法範圍。」

2.出差範圍定義

  • 國內出差:出差地點為台灣、澎湖、金門、馬祖等地區。
  • 國外出差:出差地點為台灣、澎湖、金門、馬祖以外地區。

3.出差申請程序

4.預算控管:公司內部的差旅費預算規劃,一般會參照需達成的業績目標及過往的資料做為依據,通常會因拓展新通路或業務需求而調整,預算規劃最終為公司主管自行決定。

三、如何有效執行出差管理辦法?

1.建立SOP與明確佈達:當公司規模逐漸擴大,聘請員工人數增加,規劃工作流程和核銷的SOP是讓公司整體營運更有效率的關鍵因素之一,而擬定明確的管理辦法、報支規範及有效佈達,不僅確保員工權益,也能維護公司利益,避免因為資訊不透明產生爭議,也降低公司的溝通成本。

(圖轉自COMMEET網站)

2.使用方便操作的出差申請&核銷系統:具有規模性的專業出差系統,可以申請出差、費用核銷和預算控管等等功能,舉凡像是全球知名的 ERP公司SAP旗下的 Concur(強項為管理出差旅費);獲得 E 輪投資的美國新秀品牌 TripActions(強項為出差行程訂購與管理)。無獨有偶,在台灣有旅遊電商平台 Tripresso 開發的 COMMEET 出差旅費管理系統,串聯台灣各種交通工具,是適合在地企業使用的出差系統工具。公司可以依據內部出差需求的頻率、出差系統的功能強項、提供的顧問服務專業度來挑選適合的系統。

當公司發展到一定規模,就不適用於口頭、寄Email申請出差,回到公司後直接將憑證給會計核銷的作法,擬定適當的管理辦法,建立起SOP,並搭配適用的出差系統,讓員工安心出差,公司也能節省作業成本喔!

(參考文章:國內外出差旅費如何報支?有哪些費用可以報支?

(參考文章:公司管理、人資、財務必看!一次搞定「出差管理辦法」

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