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在疫情的影響持續延燒下,除了部分企業和商家開始逐步復工之外,遠距工作和專案外包的工作模式已然形成風氣,不少跨國公司、新創公司和一人公司意外地發現以外包專案的模式,不僅能更有效控管營運成本,同時也有助於市場的拓展和人力的靈活運用,對於企業和外包人才都擁有另一種選擇,彼此也都有新的磨合挑戰亟需克服。

企業走向微型化的當下,那麼企業主該如何評估公司的專案是否該委外執行呢?可先從以下三個關鍵來作判斷:

  1. 欲委外執行的專案,由公司以外的人員來執行是否能提升績效?例如公司內部沒有對應的領域專業人才可執行專案。
  2. 委外執行的成本是否能有效被節省?
  3. 公司內部是否有合適的聯絡窗口來負責追蹤和確實瞭解外包人員的狀況?

若以上三點都通過評估後,就能開始找尋合適的委外承包人才。全新的合作模式需要磨合期,有些企業主傾向先從身邊認識的朋友著手,然而在還不夠瞭解對方專業的前提下,很可能無形中浪費彼此寶貴的時間,甚至還破壞了友誼。

找尋人才前先確認自身的需求

每個領域都有其專業性,就算無法完全理解該領域的專業知識,都應該要給予對方尊重。除了在招聘外包人才時,要求其基本的履歷和作品範例不可少之外,可透過幾次對談作初步的專業性評估(若企業主本身已為該領域的專家),最好是過去已有相關領域的工作經歷,以減少雙方來往溝通的問題,並觀察彼此是否適合合作,配合度如何,在訪談的初期時就將需求條件和薪資報酬講清楚,才能從中篩選出合適的人才。

委外執行專案更講求負責人的溝通和協調能力

承包專案給外部人員看似簡單,其實過程中隱含許多溝通和協調的細節,所以更需要公司內部有專職的聯絡窗口來負責,在專案期間有效掌握外包人員的工作進度,並隨時解決因為不在同一辦公空間所可能產生的誤解問題。

1.安排專人單一窗口負責追蹤進度
該聯絡窗口代表的是公司的門面,通常也是外包人員唯一的溝通管道,所以此聯絡人最好能對專案內容和委外人員都有全盤的瞭解,擁有能即時協調和解決問題的能力,這才能節省雙方往返的溝通時間。

2.確實簽訂合約,列清楚專案需求
只要是商業合作,一定要將談定的專案內容和需求白紙黑字寫下來,不要太相信口頭的承諾,可以追溯的契約條款才能對雙方有保障。若是雙方有談定試作或提案的階段,也務必事先瞭解需求和時程,一旦確認專案外包的契約成立之後,再開始執行專案,可避免日後的糾紛。

3.清楚傳達公司的規章和需求方向
若企業主對於企業色、字型、Logo使用規則、品牌調性、設計風格、產品規格和產品/服務定位等早已有定見,應事先讓外包人員知道並要求遵循,以確保雙方執行的方向一致,減少反覆修改的問題。

4.有任何付款日期和履行合約的變動,務必事先通知
對公司以外的承包人員來說,面對的企業聯絡窗口往往是唯一的消息管道,正因為機動性比公司內部的正職員工來得大,款項收取的時間也不定,若企業主單方面臨時變動履行合約的條款,不僅可能造成外包人員的困擾,也會造成配合度意願降低的問題。

5.善用各種遠距的溝通聯絡工具
必要時要求當面會談或通話,以避免文字訊息造成的各種誤會,也節省往返的猜測時間。

每一次的商業合作都是一次難得的緣分,學會以同理心溝通並相互尊重,就能讓專案外包的人才變成公司的最佳戰力,順利完成任務!

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