公司經營不免得因業務需求而請員工代買辦公用品或代墊差旅費,再拿發票、收據或憑證和財務請款。負責管理公司財務的你,是否每次看到一疊憑證就感到頭痛,覺得核銷是一件很麻煩卻又不能出錯的事,有高效率的管理方法嗎?本篇文章將徹底解決你的核銷困擾!

1.小公司管理員工請款的通病

通常小公司只會有一個人擔任財務的角色,代管零用金或銀行存款,甚至是老闆自己兼財務。在公司營運的初期,把大量心力都放在經營的目標上,也沒有多餘的資金聘請員工,對於核銷常常是左手花錢,右手從銀行帳戶領錢。當公司挺過新創期,開始往成長期邁進時,就有能力可以聘請行政、業務等職員。

然而,只顧著公司營運成長的老闆,大部份對於內部管理會相對鬆散,沒意識到公司內部的作業生態正變化中,當員工需要請款時,仍沿襲舊方法,讓員工直接拿憑證來核銷,確認內容後就直接付款。造成憑證沒有確實歸檔整理,常常搞不清有沒有給員工錢?這也是許多小公司在管理員工代墊款,長期以來的通病。

2.建立核銷管理機制(請款明細+憑證+核准)

上述的情況,是因為沒有建立核銷管理機制所致,建立一個簡易的請款SOP並不困難,選擇易用的Google試算表,建立每一位員工的「工作表」,設定憑證日期、號碼、金額與明細內容,讓員工自行在線上輸入請款資料,並列印「請款明細」,將憑證整理夾在後面。再把資料拿給老闆或財務請款,審核完就可以直接撥款,並將資料歸檔。

這麼做的好處是,建立一個標準的請款流程,就不會在收到一疊亂糟糟的憑證後,還要先花時間整理,憑證也容易遺漏或不見。而員工自己記錄請款明細並附上憑證,財務審核後撥款,也能避免漏付款或搞錯對象,大幅提升核銷的效率。

3.使用NexTrek管理員工請款 讓核銷變得更簡單 

NexTrek是網頁型記帳工具,讓你不受限地點,任何時候只要打開瀏覽器連到產品頁面,登入即可記帳!設定權限讓每個員工,在看不到公司的重要財務資訊下,也能自行輸入帳務和上傳憑證。

從此財務就不用面對堆積成山的憑證,透過系統查看明細和憑證影像檔,審核完畢,使用「移轉」將款項撥給請款人,系統清楚記錄金流與帳務,隨時都可以查看交易明細和代墊款的餘額,就不會有忘記付款或搞錯對象的情形發生啦。

P.S.建議紙本的憑證,仍然要定期整理給財務歸檔,報稅時較不會造成混亂。

使用NexTrek記帳就是這麼簡單,快來體驗省時又輕鬆管理員工請款的方式!


(透過設定權限,讓請款人自行輸入帳務)
(財務人員透過系統審核,直接核銷撥款給請款人)
(明細清楚記錄「員工請款」與「財務撥款」的日期與金額)

(瀏覽NexTrek幫助中心文章 /自訂職務說明

(瀏覽NexTrek幫助中心文章 /新手教學9|代墊與請款的紀錄

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