公司經營不免得因業務需求而請員工代買辦公用品或代墊差旅費，再拿發票、收據或憑證和財務請款。負責管理公司財務的你，是否每次看到一疊憑證就感到頭痛，覺得核銷是一件很麻煩卻又不能出錯的事，有高效率的管理方法嗎？本篇文章將徹底解決你的核銷困擾！
小公司管理員工請款的通病
通常小公司只會有一個人擔任財務的角色，代管零用金或銀行存款，甚至是老闆自己兼財務。在公司營運的初期，把大量心力都放在經營的目標上，也沒有多餘的資金聘請員工，對於核銷常常是左手花錢，右手從銀行帳戶領錢。當公司挺過新創期，開始往成長期邁進時，就有能力可以聘請行政、業務等職員。
然而，只顧著公司營運成長的老闆，大部份對於內部管理會相對鬆散，沒意識到公司內部的作業生態正變化中，當員工需要請款時，仍沿襲舊方法，讓員工直接拿憑證來核銷，確認內容後就直接付款。造成憑證沒有確實歸檔整理，常常搞不清有沒有給員工錢？這也是許多小公司在管理員工代墊款，長期以來的通病。
建立核銷管理機制：請款明細＋憑證＋核准
上述的情況，是因為沒有建立核銷管理機制所致，建立一個簡易的請款SOP並不困難，選擇易用的Google試算表，建立每一位員工的「工作表」，設定憑證日期、號碼、金額與明細內容，讓員工自行在線上輸入請款資料，並列印「請款明細」，將憑證整理夾在後面。再把資料拿給老闆或財務請款，審核完就可以直接撥款，並將資料歸檔。
這麼做的好處是，建立一個標準的請款流程，就不會在收到一疊亂糟糟的憑證後，還要先花時間整理，憑證也容易遺漏或不見。而員工自己記錄請款明細並附上憑證，財務審核後撥款，也能避免漏付款或搞錯對象，大幅提升核銷的效率。
使用系統管理員工請款，讓核銷變得更簡單
藍途記帳是網頁型記帳工具，讓你不受限地點，任何時候只要打開瀏覽器連到產品頁面，登入即可記帳！設定權限讓每個員工，在看不到公司的重要財務資訊下，也能自行輸入帳務和上傳憑證。
從此財務就不用面對堆積成山的憑證，透過系統查看明細和憑證影像檔，審核完畢，使用「移轉」將款項撥給請款人，系統清楚記錄金流與帳務，隨時都可以查看交易明細和代墊款的餘額，就不會有忘記付款或搞錯對象的情形發生啦。
ps.建議紙本的憑證，仍然要定期整理給財務歸檔，報稅時較不會造成混亂。
參考文章：
專業效率
陪伴組織安心成長
