近期台灣本土疫情嚴峻,全國進入三級警戒,學生停課不停學,許多中小企業對此也有一些因應措施,此篇文章要探討的是,若公司無法實施居家辦公,該怎麼做才能打造健康的工作環境呢?相較之下,歐美歷經疫情大爆發和封城的考驗,在這樣艱難的狀況下,有些知名企業率先跨出一步,改變「辦公室」的生態,讓員工以新的模式辦公,此舉可供台灣企業借鏡。

各行各業處境  有人歡喜有人憂

中央流行疫情指揮中心宣布從5月19日進入全國三級警戒,各行各業多多少少都有受到波及,觀光業慘淡就不用說了,安全泡泡被戳破後,國旅和自由行直接喊停,相關產業苦不堪言,不是裁員就是放無薪假。而餐飲業現行只能實施外帶機制,內場員工的需求率下降,大多也是直接放無薪假或乾脆暫停營業。

一般公司行號辦公性質可以遠端進行的,大多會選擇讓員工居家工作,「畢竟只要有筆電,整個城市都是辦公室」,但也不是每間公司都有資源提供筆電,有的企業是直接請員工搬主機回家辦公。因客戶個資和受限業務性質無法遠距的公司,則是選擇分流辦公,讓員工分批進辦公室,或是異地辦公,分散同一部門人力的風險。

但不是所有人都苦不堪言,像是電商、防疫抗菌用品、網購食材的行業及外送平台卻是逆勢成長,不想出門購物增添染疫風險,動動手指就能送貨上門,或是關在家被悶壞了,報復性消費等等原因,造就這波「另類宅經濟」盛行。

善用SaaS服務,工作不侷限於「辦公室」

若公司的經營性質是可以遠距工作的,例如資訊業、服務業、電商、行銷業等等行業,但卻因工具只能受限於傳統的辦公室,不妨試試SaaS服務的工具吧!

像是Slack,可以傳送訊息、檔案給指定人員,專案管理和服務串接的功能,都能讓整個團隊溝通更有效率!

Google Meet 會議,讓居家、異地、分流辦公的同仁都可以在線上,透過投影簡報、視訊一起開會,減少群聚的機會。

FemasHR,不論公司規模的大小,人資的角色都必要存在,若員工沒進辦公室,該怎麼打卡呢?透過這套支援手機、電腦和平板的人資系統,管理出勤、請假和計算薪資,就能解決即使不進辦公室,也能打卡上班的問題。

NexTrek 金流管理工具,受疫情引響,營收減少,就不需要記帳嗎?不!這時候你反而更要記帳,因為你需要掌握公司的實質損益,了解現金流,才能針對經營方向彈性調整。有別於傳統單機版的記帳軟體,NexTrek是網頁型記帳工具,無論在哪裡辦公,打開網頁隨時都能記帳,管理金流就是這麼簡單!
(閱讀相關文章/疫情來襲影響工作進度?讓雲端工作術幫你解決問題!)

化危機為轉機 歐美企業改變辦公模式和空間

相較於亞洲防疫優等生的國家,歐美去年因受疫情肆虐,有些企業已經實施一年的遠距辦公了,像是Facebook、Twitter就宣布員工可以永遠在家工作,而Google、花旗和微軟等企業則是採取混合居家辦公+進辦公室的兩種形式。

圖片出處-Katie Schoolov | CNBC

在後疫情時代,歐美企業紛紛思考如何讓員工在同一空間,又能兼具遠距模式的健康辦公方式 ?早些年很夯的共享辦公室是不可能再施行了,而擁有2700名員工,Snowflake作為領跑者,率先開出第一槍,重新設計位於矽谷的辦公空間,大幅減少交誼廳的家具,增加社交距離。擴大會議室,加長會議桌、添購攝影機和電視,以迎接世界各地的商業會議,與時俱進加強彈性辦公空間,獨立辦公桌採取預約機制,並設立櫃子放置個人用品,員工使用完畢,清潔人員會立即到位置消毒再開放給下一位使用者。其他部分像是減少用手直接接觸設施的設計,以腳取代手打開廁所門、發防疫包,杜絕共用白板筆等文具的可能性。

實體辦公室很難完全被取代,畢竟企業營運就有需求,也不是所有行業都適用遠距工作、異地辦公的模式,短時間疫情不會完全消失,我們能做的就是透過科技,改善未來的工作模式,盡可能的將生活拉回正常軌道。

(參考文章/重新定義「辦公室」!Twitter、Ford、Salesforce引領潮流,工作模式如何砍掉重練?)

(參考影片/How Snowflake is preparing its headquarters for employees to come back

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