銀行明細和出貨日期對不上? 善用兩個日期解決對帳窘境

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在這千禧的網路世代,點點手指,不用出門就能點餐、買生活用品。有需求就有供給,當然也能在網路銷售商品,於是電子商務成了新潮流。對於電商來說,「出貨一時爽,對帳火葬場。」這說法再適合不過了!因為出貨日期通常不會和入帳日期在同一天,這樣的情形讓對帳人員十分苦惱。

損益日期≠金流日期

你有一套對帳心法嗎?

無論是用後台出貨單核對銀行存摺明細,亦是勤勞的用Excel記帳再核對,有一個狀況一定會發生,那就是出貨日期和銀行入帳日通常不會是同一天! 開店當然希望生意興隆,貨銷的越多就代表帳會越多,尤其是現在的銷售平台多元化,若跟不同家平台合作,入帳的時間更不一定,想到要對帳就覺得頭痛,對半天還找不出是哪筆銷售款項,真是夠了!

建立兩個日期的概念,解救對帳窘境

什麼是兩個日期? 以「收入」面來說,上述電商的銀行入帳日和出貨日是一個例子,假設12/1銀行收到客戶轉帳,公司12/3出貨並開立發票。可以確定的是至少會產生收款日期出貨日期的差異。

而「支出」面呢? 很常發生的是「薪水支出」和「租金支出」。因為通常發薪水是在下個月的某一日,但事實上「勞務」早已在月底完成,這時候就會產生「費用認列日」和「付款日」兩個日期。同樣的租金支出亦然,房租以月租為單位,通常於這個月的月底先預繳下個月的房租,故這個月月底的「付款日」和下個月月底的「費用認列日」也會產生兩個日期。

「兩個日期」是已然的既定事實,何不善用它呢? 無論是用Excel記帳,或其它記帳工具都需要記錄「兩個日期」,唯有將兩個日期確實認列,才不會造成損益(收入/費用認列)金流(收款/付款日期)脫鉤的情形。

善用NexTrek的「非同日支出」方法,記帳其實可以很簡單

NexTrek 的收支日期=金流日期;憑證日期=損益日期

如何有效益的認列兩個日期呢? 

以房租為例:

例如12月的房租,11月底要先匯款,這時候我剛如何記錄呢? 先於11/20付款時認列金流日期,12/31時認列憑證(費用)日期。

有更直覺式的記錄方法嗎?  在NexTrek工具的交易介面中,只要「收款、付款日期」和「憑證日期」不是同一天,就可選「非同日收入」、「非同日支出」的交易狀況來記錄。在交易發生時同時記錄「收款、付款日期」和「憑證日期」,以此清楚的交代金流與損益日期。

非同日收入
非同日支出

(瀏覽NexTrek幫助中心文章 / 非同日收支的運用 :https://help.nextrek.co/zh-TW/articles/4344718)

所有的狀況都適用兩個日期嗎?

並不是所有的交易狀況都適用兩個日期的概念哦,只有「金流日期」和「憑證日期」非同日,才需要認列兩個日期。還有很常遇到的「補帳」也很適用! 因為補帳的當下,金流已發生了,若要追溯開帳前的帳,憑證日期直接認列開帳日的日期即可。

了解「兩個日期」在會計上的認列和意義,從此再也不會有損益和金流脫鉤的情形,對帳也不會滿頭燒啦。

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