搞懂會計項目的使用情境-支出篇

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公司支出費用的情境五花八門,許多類似的狀況時常在記帳時搞混會計項目,此篇文章將公司支出簡單分成三大類「交易類、人事類、設備類」,介紹在不同情境時,該如何選擇合適的會計項目紀錄。

交易類會計項目

1.折扣優惠

買賣交易行為時常會有促銷、優惠的折扣產生,例:滿$3,000送$300、全系列商品8折優惠……等,多數老闆會認為「折扣就是成本」,應該紀錄反應在帳上。但其實根據折扣的形式,在紀錄上會建議區分呈現,這邊將折扣形式分為兩種:

  • 商業折扣:特價活動,給予折數折扣,或者商品減價的方式。
  • 現金折扣:為了鼓勵客戶一次付清款項,給予優於分期付款的優惠價格。
商業折扣例如:商品買$3,000折$300,僅收$2,700直接以$2,700紀錄「銷貨收入」
現金折扣例如:貨款$100,000應收票期30天,一次付清價格$98,000紀錄$100,000的「銷貨收入」與$2,000的「銷貨折扣」

2.商品退貨、折讓

公司賣東西給客戶時,會計上稱為「銷貨」;反之,跟供應商叫貨時,會計上則稱為「進貨」。當進銷貨的過程遇到商品損壞、劣質的情形,可能會以退貨或價格優惠的方式補償,在會計上會用「進貨/銷貨折讓」或「進貨/銷貨退回」的項目來紀錄。

公司向供應商進貨公司賣東西給客戶
商品部分損壞給予折扣進貨折讓銷貨折讓
商品整批損壞退貨進貨退回銷貨退回
不同退款情境對應之會計項目

3.禮券

除了第一點提到的商品折扣優惠,買賣業也經常透過發行「現金禮券、商品提貨券」的方式來進行商業行銷活動,

  • 現金禮券:在消費時用於金額抵用,使用方式視同現金,通常在禮券售出當下就開立發票,使用時不另外開立。
  • 商品禮券:直接憑券兌換商品,通常購買行為不會有其他金額產生,發票也已經在商品卷售出當下就已開立。
用途紀錄方式
現金禮券直接折抵消費金額出售禮卷時紀錄「預收收入」,
禮券兌換時沖銷成「銷貨收入」
商品禮券
(提貨券)
僅可兌換指定商品出售禮卷時紀錄「銷貨收入」

4.所得稅、營業稅

開公司時一定要知道,且最重要的兩個稅就是「營利事業所得稅(簡稱:營所稅)」和「營業稅」,這兩種稅雖然名稱看起來很像,但是繳交的目的和用途不同,紀錄使用的會計項目也需要區分。

  • 營所稅因為有所得而被政府收取的稅額,會以公司整年度的所得來計算稅額,在每年5月會申報並繳納給國稅局。
  • 營業稅:因為消費行為產生的稅額,紀錄方式分別依據收入、支出透過「銷項稅額、進項稅額」來表答,每兩個月會進行一次申報,以上期的「銷項稅額」扣除「進項稅額」的差額申報繳納。

5.憑證的形式

延伸營業稅的議題,從日常生活中的消費可以發現,並不是所有支出都會取得「統一發票」(例如:搭乘計程車、支付員工薪資),而只有「統一發票」可以作為營業稅的扣抵,當公司開出發票時,紀錄為「銷項稅額」;拿到發票時則紀錄為「進項稅額」。

  • 統一發票:由營業人開立的單據,包含2碼英文和8碼數字,可以用來扣抵營業稅。
  • 收據:沒有發票號碼,通常是由小規模商行號(免用統一發票)開出的,不能扣抵營業稅。

人事類會計項目

1.人事支出

公司的營運除了提供「薪資」給內部員工之外,有時也會出現勞務外包的狀況,同樣都是人事費用,在會計的紀錄上通常會以兩種科目來區分紀錄,也便於在報表上快速辨識。

  • 薪資費用:用於記錄發給公司「內部」人員的費用,例:正職員工、兼職員工、老闆薪資等。
  • 勞務費:用於記錄「外部」人員的費用,例:會計師、律師、外包設計人員等。

2.發放獎

公司因為盈餘發放獎金時,習慣上會依據「發放對象」來決定使用的會計項目,大致上可以分為發給「員工」和「股東」兩者。

  • 薪資費用:發給員工的獎金,例如:業績獎金、年終獎金等。
  • 累積盈虧/保留盈餘:公司盈餘計算後分配回饋股東,屬於權益的一環。

設備類會計項目

非流動資產門檻

公司購買辦公室或者機台設備時,會依據購買的「金額」來區分紀錄的項目。若金額較高(超過8萬),通常會判定有「資產」的價值,也就是有可變賣作為現金使用的能力;若金額較低,則建議直接在當月份損益表認列費用即可。

  • 固定資產:購買單價超過8萬,且可使用的年數預計超過2年,就可以紀錄在固定資產,設定折舊攤提。
  • 雜項購置:購買單價在8萬以下,直接以雜項購置紀錄即可。

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