創業一開始用 Excel 記帳,後來怎麼了?

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新創公司在草創階段常會面臨資金管理問題,雖然有好產品、好夥伴,但關鍵時刻若無法拿出交代清楚的財務報表,無法說服股東與潛在投資者,再好的前景都很難說。

分享一個新創財務管理故事,主角Allen是新創公司的創辦人,雖然公司還在草創階段,不過因為產品構想很好,開發產品符合市場需求,早期使用者都很滿意。Allen公司營收逐漸成長,也很幸運的擁有一群志同道合的創業好夥伴。

Excel 是好工具,不過用於管理資金足夠嗎?

  • Excel可以呈現完整財務報表和金流現況嗎?

現有股東這次與Allen開會後,聽完公司近期營運發展與規劃後,股東告訴Allen希望下次見面時了解公司目前的財務報表和現金流狀況。

  • Excel 紀錄的是流水帳?還是可供管理分析的資料?

由於公司剛起步,財務都是由Allen一手包辦。Allen一直都是使用Excel紀錄收支,並沒有製作報表的經驗,他上網查詢,嘗試將一筆筆的收支紀錄轉換成百分比圖表和長條圖,Allen覺得已準備充足,期待下個月和股東報告。

  • Excel 紀錄帳務的各種忙、盲、茫
    • 忙亂:缺乏立即性
      聽完財務報告後,股東們問了Allen幾個問題:「上半年各個月的營收各是多少?」、「月底還有多少資金可以使用?」、「外部還有多少錢沒收回?」。
    • 盲亂:缺乏統整性
      接二連三的問題,Allen內心慌了一下,由於只做了從營運至今的總損益表,沒有做細部的紀錄,於是先請股東稍微等候,他去拿資料。
    • 茫亂:耗時耗力
      Allen一回身立刻抱著電腦往辦公室衝,將原檔傳給大家,指派一人一任務,Allen忙著整理單據的同時…..停頓了一會兒,想著難道每個月都要因為製作報表搞得大家人仰馬翻嗎?!不行,一定要解決帳務這個麻煩事!

比Excel 更好的選擇

輕鬆上手、不需會計基礎、可匯出財務報表、SaaS雲端記帳工具

Allen在臉書發文問問其他創業夥伴財務管理的建議,看看有沒有適合的工具可以使用、或是Excel財務報表範本。同為創業家的Joe傳來一個網址,內文寫著「雲端記帳與金流管理工具、操作容易、無需財務經驗及會計背景」,天啊!這不就是我要的工具嗎?

在Joe的熱情推薦下,Allen開始使用藍途記帳紀錄收支,發現藍途記帳比起Excel真的好用多了,直覺簡單的輸入介面、引導正確的紀錄方式、設有資金帳戶、收支原因列表,能快速檢視收支的管道和原因,終於不再被零散又缺乏邏輯的流水帳打敗了。

股東定期會看的每月損益、目前現金水位、應收帳款和資產負債表等,都可以立刻匯出,Allen可以更專注在報告未來營運規劃,不再受限於操作Excel的樞紐分析和製作圖表了。

藍途記帳是網頁型雲端工具,Allen即使外出也只需攜帶電腦和手機,不用攜帶厚重的紙本資料,所有收支紀錄都可以透過藍途記帳查看,藍途記帳真的讓Allen如釋重負。

財務報表+金流掌控=聚焦於決策

又到了每月報告時間,這天股東和Allen約在咖啡廳,股東特別提醒Allen把帳務資料都帶著。眼見Allen只帶了筆電和手機,股東們心裡擔心了一下,沒想到每個問題,Allen都可以透過藍途記帳查閱資料對答如流。

因為有清晰的財務報表和金流資料,大家可以專心在解讀報表和長期營運規劃上,股東對Allen信任度也提高了,下半年更放心的挹注新資金供新產品使用呢!

有趣的是,股東們也紛紛和Allen要了藍途記帳的網址回家研究(笑),看來不只新創有資金管理的問題呢!

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關於藍途記帳

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