【透過藍途記帳學會計】#3現金的管理

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上一章我們已經瞭解了”什麼是現金”,接下來我們便要來探討如何管理這白花花的「現金」啦~跟著小辰、小時腳步一起看下去吧👀👀

第三章:白花花的現金該怎麼管理

現金管理並不是一件容易的事情,而不同公司根據自己的行業型態、經營的業務性質等等,會有不同的管理方式,那我們先來看看小辰是怎麼做管理的吧:

  1. 自從買了一台收銀機後,小辰便要求每日負責櫃檯的人員,一定要將收到的款項放進收銀機裡,並在每日打烊後記錄收支及核對收銀機現金及各收款管道。
  2. 而結算完的款項小辰只會預留一部分做為明日找零的現金,其餘則會存入雪花銀行,每月15日各支付平台會將款項撥款至雪花銀行戶頭,款項入帳後小辰會核對帳本及銀行提供的交易明細是否一致,並編製現金流量表,瞭解當月現金流向
  3. 另外小辰接受小時的建議,決定提撥零用金一萬元,以支付日常的小額費用 (如文具用品、出差停車費等) ,並建立請款制度,若員工幫忙公司代墊款項,需有發票證明才可以請款
  4. 而超過5,000元的大額開支,須經小辰、小時二人都同意,才可以做支付

上述的故事包含了什麼常見的現金管理方法呢?我們挑選其中的三個重點一同看看吧!

1.每日盤點收銀台現金,確實做好清查及交接工作明確掌握現金餘額以及減少舞弊發生
2.定期紀錄與核對銀行存摺明細與餘額與電子化收付明細資料了解金流走向以及確保帳上餘額與實際金額一致
3.設置請款制度透過提撥定額零用金,簡化小額支出的請款流程

其餘像是管帳不管錢、收付款戶頭分開、運用閒錢作短期投資等等,這些書本上常見的現金管理方法,但對於小公司來說或許難以做到。所以我們還是先從「小地方」開始做起吧~畢竟在管理現金的同時,還是要記得選擇兼顧公司成本及效益的方法。

藍途記帳最重要的概念:資金帳戶

在藍途記帳裡,一個收支管道就是一個資金帳戶。而資金帳戶就像是一個錢包,所有的收款&付款都會經過這個錢包。

藍途記帳的資金帳戶又會分成四大類別(現金、銀行存款、代墊款、信用卡),而與財務與會計「現金」概念相關的便是「現金類」及「銀行存款類」

資金帳戶類型定義
💰 現金專指公司或店面運用的資金以及類似約當現金的電子收付管道
🏦 銀行存款公司開立的銀行戶頭,包含外幣或支票戶頭

那我們「辰時の小吃店」的收支管道,又該如何做區分呢?

【現金類】收銀機現金、電子支付管道(巷口支付、柚遊卡、信用卡)

【銀行存款類】銀行存款-雪花銀行、銀行存款-松果銀行

之後只要知道公司的每筆收入、支出是透過哪些管道發生,確實記錄交易,並定期核對帳上和實際的現金餘額是否一致,就可以有效的管理現金嘍。

最後我們試著將「辰時の小吃店」的幾筆交易紀錄到系統上吧~

1.2020/7/1收入為$26,000元,$20,000顧客以現金支付,$6,000則使用巷口支付,由工讀生小夏核對收銀機內現金並輸入系統

2.下班後小辰將收到的$20,000從收銀機領出後,再存入雪花銀行

3.2020/7/15收到由巷口支付公司,撥款的款項

來自💰💰的獨白:
「大家好,我是現金,你們也可以叫我凱實(cash)或馬尼(money),我有一個小煩惱,就是...我家主人都只關注我的哥哥-利潤,都不在意我,可是我也是很重要的啊!你看看,我可以幫主人買好多他想要的東西,而且如果沒有我主人的公司就付不出貨款、付不出薪水,甚至因為這樣倒閉欸,所以你們說說我是不是很重要?
還有啊!主人常說我會突然就消失,不知道我跑去哪了。冤枉啊主人,除非您不要我,不然我怎麼會離開您呢?
其實啊!只要在收到我及送出我時,確實做好紀錄。以及定期編制現金流量表,確定我去了哪裡,公司還有多少我可以用,做好最基本的現金管理。就不怕需要用到我時找不到我啦~」

參考藍途記帳幫助中心文章:

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