記帳的合法憑證-扣繳篇

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當公司付錢給別人,不論對象是廠商還是客戶,基本上都會拿到收據或是發票,
但當支付薪資(薪資)、支付給聘請的律師、會計師的費用(勞務費)繳房租給房東(房租)時
這三種情況並不會開立發票,雙方之間只會有收據或是簽訂的合約。
且政府規定達到特定金額,才需要進行扣繳的動作,
那麼要如何追蹤這三種情況的金流呢?

 目錄

一、薪資

公司支付薪資給員工時,並不會開立發票,
當要追蹤公司是否確實發放薪水時,需要以下憑證的輔助:

  • 勞動合約/聘僱合約:契約中以書面文字表明員工與雇主之間的關係,並列出員工的薪酬範圍
  • 薪資扣繳憑單:公司支付給員工薪資後,需進入國稅局扣繳報繳繳款書列印並填寫「各類所得扣繳稅額繳款書」,填寫完畢後,上傳申報繳款。
  • 銀行存摺:以銀行轉帳方式支付薪酬,可以在銀行明細列表中查詢。
  • 工資單:以下班後立即支付現金的領現方式支付薪酬,需要在支付後請員工寫簽收單,以茲證明。

二、勞務

當涉及到業務專業,公司通常會委外交由律師或會計師處理,
以下憑證可以協助追蹤公司是否有確實給付費用:

  • 承攬合約:契約中以書面文字表明公司與執行業務者之間的關係,並列出薪酬範圍
  • 扣繳憑單:公司會於給付勞務費時,依法扣繳所得稅款
  • 請款單:由執行業務者開立,向公司請領勞務費用。

三、房租

公司的辦公地點、廠房是向別人承租的,需要繳付房租,
然而並不是所有房東皆會開立發票,那麼該如何追蹤租金的金流呢?

  • 發票:當出租人為營業事業時(舉例來說:租賃公司、商辦大樓),依規定須開立發票。
  • 租賃契約:契約中以書面文字表明公司與房東之間的租賃關係,並列出租賃規定
  • 扣繳憑單:公司通常會於給付租金時,協助代扣房東所得稅及二代健保。
介紹完以上三種情形後,
能夠知道並不是所有交易皆可以取得發票憑證,
因此當公司支出費用時,有發票就需要保存好發票
若沒有發票,則要記得拿收據,並且辦理扣繳或每年一月列單申報當作憑證的證明!

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