一年即將進入尾聲，不免讓人回顧今年的目標與成果，在財務管理這條道路上，定期檢視記錄的成果是企業管理的重要環節。但你是否知道，其實記帳只是財務管理的一部分？在看財務報表之前，有一項關鍵動作往往被忽略，那就是 —— 結帳。
今天我們就來聊聊為何結帳如此重要，以及如何完成這項程序吧！
什麼是結帳？不做結帳會有什麼影響？
當公司努力記錄每日的收入與支出，準備透過財務報表來檢視經營成果時，你是否已經確認所有的收支都確實紀錄完了呢？其實，結帳就像是準備期末考，是一個檢視階段成果的重要動作。
舉例來說，以日文系畢業的筆者為例，假設大一初級日語的期末考成績是 80 分，這個分數只反映了大一階段的學習成果。進入大二後，考試的範圍和評分標準會重新計算。學生時期的成績單，呈現的是每個學習階段的結果；而在企業經營中，管理者所記錄的每一筆收入與支出，這些累積起來的數據就如同企業的成績單，反映公司在某段期間內的經營成果。
而結帳的過程，就像將每個階段的成績單匯總後交給老闆或股東，其目的是確保後續財務報表數據的準確性。如果忽略結帳這個動作，不僅會讓財務報表數字不穩定，還可能因為後續改動資料導致數據混亂。因此，結帳可以說是財務管理的重要環節，也是確保財務報表穩定性的關鍵動作。
沒有期限就沒有動力
瞭解結帳的重要性之後，讓我們再回到期末考的情境。
假設下週你的必修課有期末考測驗，為了取得好成績，你會不會主動安排時間複習，為考試做足準備呢？透過考試的方式，不僅能幫助老師檢測學生學習的成效，也是一種督促學生學習的動力。
同樣的邏輯適用在記帳上，如果我們沒有設定結清帳務的期限，就無法確認紀錄的帳務是否完整。設定結帳日能夠提供一個明確的時間點，提醒我們檢視並完成帳務紀錄，避免因拖延而造成漏記或錯誤。更重要的是，結帳的過程只有在大致完成所有帳務資料的輸入後才會進行，因此設定期限也能促使我們更有系統地完成記帳。
先將金流紀錄完整，再講求分類的正確性
看到這裡，應該有很多人會好奇，要怎麼樣才算是把帳務輸入完成呢？
在藍途記帳當中，首先我們可以先從最基本也是最重要的步驟來著手，也就是「核對餘額」。每次記完帳後，至少要做到檢查銀行存款類的資金帳戶餘額與實際銀行戶頭是否一致，把銀行進出的金流都交代清楚。雖然這是最基本的要求，但我們發現許多老闆往往最容易忽略。當銀行餘額確認無誤後，我們再來檢查現金與代墊款、應收應付款項，確保這些收入與支出都有確實紀錄完畢了。
在記帳的過程中，對於非會計背景的管理者來說，在面對會計項目的分類與歸屬時，可能會時常感到困惑，但其實不必過於糾結，建議先將有發生的金流完整紀錄下來，再來處理細節。有一句經典廣告台詞是這麼說的：「先研究不傷身體，再講求效果。」，記帳也是類似的道理，盡量避免在一開始想要紀錄得鉅細靡遺而過度在意細節，忽略了完整性的大方向。當我們把進出的金流紀錄完整後，再來追求會計項目分類的正確性。
善用小訣竅縮短補帳時間
以實務上而言，若想在年底前完全結清 12/31 前的帳務，其實相當困難。因此我們建議可以設定一個期限，例如在 1/15 前補齊上一年度的帳務。
想要快速補齊過去的帳務資料，這時候「批次建立」與「草稿建立」功能就能幫上大忙！在藍途記帳中，我們可以透過批次建立功能一次匯入過去的交易資料，若是想匯入銀行對帳單或是 Excel 檔案，也能透過藍途記帳支援的模板快速匯入，幫助你省下寶貴的作業時間。（延伸閱讀：批次建立與草稿建立）
結帳後記得做這件事
當你確認好交易明細都有輸入完成，而且餘額也核對無誤，那麼恭喜你基本上已經完成結帳的動作囉！
在藍途記帳中，我們還可以透過「年度結轉」功能來進行關帳，將一整年的帳務進行結轉與鎖定，避免辛苦輸入的資料不小心被異動或刪除喔！
舉例而言，若你在 2025/01/15 已經將 2024/12/31 前的帳務輸入完畢了，便可透過系統中的年度結轉關閉 2024 年的帳務，系統會自動將損益記入累積盈虧中，不僅能讓財務報表清楚呈現該年度的經營成果，同時也能避免與過去帳務的數據混淆，讓管理更有條理。（延伸閱讀：年度結轉的好處）
年末是結束也是新的開始！
一般來說，結帳的時間通常由公司自行決定，雖然藍途記帳系統中的「年度結轉」功能是以年度為單位，但建議企業可依據自身需求，設定每月、每季或每年的結帳日，定期檢視與核對帳務，為財務報表做好準備。定期落實結帳的動作，不但能幫助企業產出準確的財務報表，也讓負責管理的同仁方便劃定費用結清的時間點。
現在不妨趁著新年度即將展開，馬上來好好檢視過去一年的帳務吧！
別忘了在新的一年裡，持續養成每天或每週記帳的習慣，搭配定期結帳，讓你更即時掌握公司的財務狀況喔！
