上一篇《你了解自己的帳務型態嗎?(上)》,提到了一般記公司帳的帳務面向與常用的記帳工具,這一篇文章將探討台灣中小型公司隨著發展,帳務型態會面臨的問題及如何解決…

台灣中小型公司的帳務發展型態

1.報稅,但不記帳:小公司在自行創業時,因為不懂稅法,通常都委外由會計師和記帳士代為申報。然而會計師和記帳士記的帳,是以申報稅務為目的,也就是俗稱的「稅帳」,而這裡指的不記”帳”,是以金流和損益管理為目的的「財務帳」(內帳)。

         1.1面臨的困難點:因為小公司老闆不懂稅法,大部分都直接把有開公司統編的發票和收據,提供給會計師或記帳士報稅,而會計師記的「稅帳」通常無法核對到金流,若只記稅帳而不記財務帳,就不了解公司目前的損益狀況,現在賺了多少錢?還有多少資金可運用?未來要收或付多少錢?

2.報稅,記流水帳:當小公司想要知道公司目前的營運狀況,支出、收入及人事成本等等財務資訊,就會開始記帳,然而前期因為公司初成長,有人力和預算的考量,記帳通常由行政人員或老闆自己記,常用Excel工具或手寫記帳,記錄和金流相關的的帳務,如此便能初略掌握公司的營運狀況。

         2.1面臨的困難點:使用Excel或用手寫的方式記帳,容易漏記帳或毫無章法的記錄,既沒效率也沒紀律。且Excel工具和手寫記帳,無法正確產生資產負債表、損益表和現金流量表。若沒有如實記帳,有浮報、暗藏某些帳目,則會產生失真的帳本。公司無法真實評估營運概況,容易產生股東間的紛爭,進而影響股東繼續投資的意願。

3.報稅,記會計帳(俗稱兩套帳或內外帳分離):

當小公司逐漸步入軌道,營運較穩定時,通常會有聘請會計人員打理帳務的需求,將財務交給專業會計打理,記帳方式以會計原則與傳票分錄為基礎的帳務記錄方式。

         3.1面臨的困難點:以會計分錄模式記帳,有專業背景的門檻限制,全公司可能只有這位會計人看懂帳務,曲高和寡。一旦會計請長假或離職,會有人員交接和帳務斷軌的問題。

4.以會計帳,報稅(俗稱一套帳):當公司穩定成長,朝中型企業或者投資者針對帳務有要求的規範時,會依「商業會計法」、「商業會計處理準則」與「 EAS企業會計準則」記帳,此階段的公司已將外帳(稅帳)和內帳(會計帳)合為一套帳,並用記錄的會計帳去申報稅務,此種帳務更能真實反映公司的損益,做好現金流的規劃,減少股東間的糾紛,將公司經營得更完善。

而公開發行公司或上市櫃企業,帳務模式則須遵從「證券發行人財務報告編製準則 」與 「 IFRSs 國際會計準則」記錄,同時建立內稽內控制度能避免舞弊,並委由外部會計師做查帳工作,並定期公開帳務供投資人或債權人參閱。

         4.1面臨的困難點:財稅不易整合,通常須聘請兩位以上的專業會計人員,記帳成本較高,且財稅整合後,帳務相對透明,稅務申報更需要真實呈現。依公司的業務考量,例如向銀行借款、投資人募款,有時還須委外聘請會計事務所查帳,給予財務簽證,確保帳務的準確性。

如何透過NexTrek 改善帳務困境?

使用NexTrek工具可以解決公司帳務型態第一階段到第三階段的困境,而第四階段的「一套帳」,通常公司邁向這階段已經有良好的財務體質,也有專業人士管理帳務,故NexTrek工具較適合解決「報稅但不記帳」、「報稅記流水帳」及「報稅記會計帳」這三階段的財務型態。

報稅但不記帳和報稅記流水帳的階段,通常是公司有預算考量或沒有記帳基礎概念的緣故,常常想到或有大筆金額流動才記帳,導致帳務很零散,有時乾脆不記帳,眼不見為淨。若要掌握公司的實際損益狀況,就須要扎實記帳,從此刻起,培養記帳的好習慣,使用NexTrek工具記帳,只要掌握收支日期和金額,就能建立帳務,記帳也可以很簡單!

圖為NexTrek 工具介面

而報稅記流水帳到報稅記會計帳的階段,已有記帳的概念,最常見的記帳工具就是Excel,但是Excel工具看不到未來金流的狀況,也無法直接產出報表,設定的函數公式一旦跑掉了,很難察覺到!記帳資料越多,開啟帳本的時間就越長,甚至有版本不相容等等問題。
NexTrek是雲端金流管理工具,沒有傳統單機版的問題,選單式介面,讓使用者有更直覺的輸入模式。最重要的是,NexTrek工具能即時產生符合商業會計法的損益表資產負債表,管理應收應付帳款,專案損益分析,協助公司提升財務管理的效率。

圖為NexTrek損益表

丟掉Excel表格,NexTrek是公司記帳的好夥伴!

使用NexTrek工具,從記帳到損益管理一步到位,創業和經營公司很辛苦,充分掌握公司的財務資訊能讓你的經營決策更精準喔!

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